Data Certa per Deleghe di funzione e Nomine in maniera rapida e facile
In qualsiasi azienda articolata in più unità produttive, non solo nelle costruzioni, è improbabile che il Datore di Lavoro sia fisicamente presente in ogni sito produttivo, quindi spesso sceglie di avvalersi della delega delle funzioni di sicurezza sul lavoro come previsto nel Decreto Legislativo n°81 del 2008 – Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro.
Vediamo più in dettaglio come le nuove leggi e tecnologie di marcatura temporale possono facilitarci il compito.
Delega di funzioni
Il Datore di Lavoro (art 2, b) o il Dirigente delegato, secondo l’ art. 16 del dgls 81/2008, può delegare tutte le funzioni di sicurezza relative al Datore di Lavoro tranne (art 17) la redazione del documento di valutazione dei rischi, (DVR – la data certa è obbligatoria anche nei DVR) e tranne la nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, RSPP (data certa fortemente consigliata), purché la delega rispetti i punti previsti dall’articolo 16 dello stesso Decreto.
Per esempio, in una società di costruzioni di una certa dimensione, il Datore di Lavoro delegherà al Direttore di Cantiere tutte (o gran parte) le sue funzioni ad eccezione delle due indelegabili (vedi sopra) in modo tale che il Direttore di Cantiere sia il responsabile dell’organizzazione e gestione della sicurezza nel cantiere.
Il dispositivo della delega non si applica solo ai cantieri e/o ai luoghi ad alto rischio, ma è consigliabile applicarlo anche agli uffici o sedi distaccati sui quali il Datore di Lavoro non possa essere fisicamente sempre presente e su cui preferisca individuare un responsabile dell’organizzazione e gestione della sicurezza, come per esempio, del controllo dei dispositivi antincendio, la conformità dell’impianto elettrico, la nomina e formazione degli addetti al primo soccorso, l’aggiornamento del piano di evacuazione, la esecuzione di prove periodiche annuali etc. Anche sulle nomine degli addetti antincendio e al primo soccorso è consigliato apporre la data certa.
Per poter usufruire della delega di funzioni così come predisposto dalla legge, si devono rispettare alcuni adempimenti citati nell’articolo 16 comma 1 a) che prescrive espressamente l’apposizione di una data certa.
Riportiamo per comodità solo l’art. 16,1: La delega di funzioni da parte del Datore di Lavoro, ove non espressamente esclusa, è ammessa con i seguenti limiti e condizioni:
- a) che essa risulti da atto scritto recante data certa;
- b) che il delegato possegga tutti i requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate;
- c) che essa attribuisca al delegato tutti i poteri di organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate;
- d) che essa attribuisca al delegato l’autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate.
- e) che la delega sia accettata dal delegato per iscritto.
La frequenza di produzione delle deleghe può esser alta nei casi di apertura e chiusura costante di cantieri come avviene nelle costruzioni e può risultare oneroso dal punto di vista economico e dei tempi dare data certa e integrità (caratteristica che garantisce che il documento non sia stato modificato dopo un certo istante nel tempo) a questi documenti.
Usando i nuovi servizi di marca temporale in tempo reale e senza muoversi dall’ufficio si possono certificare con data certa e integrità tutti i documenti di delega in modo facile ed immediato, senza bisogno di complesse iscrizioni, pagando solo quello che si usa e anche accorpando molti documenti insieme e di differente tipo in un’unica unità logica.
Nomine
L’Art. 18 prevede che, nei casi in cui l’azienda sia particolarmente articolata o sviluppata (stabilimenti di produzione o cantieri diversi) il Datore di Lavoro possa delegare tutti o alcuni degli obblighi delegabili al Dirigente per la Sicurezza (direttore di Cantiere o Capostabilimento).
Affinché la delega abbia valore, si devono rispettare i requisiti previsti all’art. 16 ed in particolare il comma a) che prevede l’apposizione della data certa al documento di delega.
Il Datore di Lavoro o il Dirigente delegato ha quindi la facoltà di nominare uno o più preposti per la sicurezza secondo quanto definito al comma e) dell’Art. 2 ovvero: persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa.
Al Preposto (capocantiere, caporeparto o caposquadra) vengono attribuiti gli obblighi previsti dall’Art. 19 ovvero quelli di vigilanza sui singoli lavoratori.
L’individuazione del Preposto per la sicurezza avviene tramite apposita nomina scritta da parte del Datore di Lavoro o del Dirigente delegato e accettata e controfirmata dal preposto. Trattandosi di una attribuzione di funzioni è buona norma apporre la data certa anche a queste nomine al fine di poter dimostrare legalmente di aver ottemperato entro una data.
Tra gli obblighi del Datore di lavoro o del Dirigente per la sicurezza – Art.18 comma b – c’è anche quello di designare preventivamente i lavoratori incaricati dell’attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione dei luoghi di lavoro in caso di pericolo grave e immediato, di salvataggio, di primo soccorso e, comunque, di gestione dell’emergenza. Anche a quest’obbligo si ottempera individuando tramite apposite nomine scritte gli addetti antincendio e primo soccorso. Le nomine devono essere accettate e controfirmate dall’addetto incaricato. Seppur non specificatamente precisato nella legge, è buona prassi apporre la data certa anche a queste nomine al fine di poter dimostrare legalmente di aver ottemperato entro una data.
Come nel caso delle deleghe, usando Certifydoc in tempo reale e senza muoversi dall’ufficio si possono certificare con data certa e integrità tutti i documenti di nomina in modo facile ed immediato, senza bisogno di complesse iscrizioni, pagando solo quello che si usa e anche accorpando molti documenti insieme e di differente tipo in un’unica unità logica, facile da archiviare e con un comodo PDF da presentare per eventuali ispezioni.
Esempio
Dopo tanta teoria, vediamo nella pratica come possiamo semplificare e rendere rapida ed economica la apposizione di data certa a Nomine e Deleghe con un esempio creato solo a scopo didattico.
Chiaramente questo è un esempio non esaustivo e valido solo per questo caso concreto ma che si verifica abbastanza frequentemente nel settore delle costruzioni.
Una impresa di costruzioni apre e chiude un cantiere di 80 persone nell’arco di 12 mesi.
Il datore di lavoro apporrà data certa alla delega al direttore del cantiere (1), il direttore del cantiere a sua volta nominerà, per ogni 10 persone (cantiere di 80 persone) 3 cariche: un preposto, un addetto anti-incendio, un addetto primo soccorso (3×8=24).
Nella maggior parte dei casi, la data certa si appone dopo la firma del conferimento da parte del delegato (accettazione per iscritto secondo l’art. 16,1,e). In mancanza di accettazione la delega sarebbe nulla, visto che il delegato non e obbligato ad accettarla (Interpello 7/2015 del Ministero del Lavoro sull’istituto della delega di funzioni); Dare data certa all’accettazione inoltre annulla l’incertezza legale di chi sia penalmente responsabile nel tempo che intercorre fra la delega del datore di lavoro e l’accettazione del delegato.
In tutto 25 date certe.
Oltre al numero di date certe da dare a questo cantiere va considerato la natura del documento, le deleghe e nomine sono normalmente dei PDF da pochi KBytes. I DVR sono invece documenti da centinaia di MBytes e possono includere allegati di differente formato come video, progetti autocad, foto, fogli di calcolo, multiple firme elettroniche.
Le date certe inoltre non vanno date tutte allo stesso tempo ma alcune si che potrebbero essere accorpate in una sola data certa per il DVR e i suoi allegati, ed un’altra data certa per la delega al direttore del cantiere e tutte le nomine del direttore del cantiere.
Con i moderni servizi di marca temporale, Certifydoc, è possibile, senza abbonamento e senza dover modificare i file originali (spezzettare PDF o mettere foto e video dentro dei PDF per esempio), dare in questo caso solo due date certe. Al costo di una colazione, in circa 120 secondi, accorpando in unità logiche differenti tipi di files e di qualsiasi dimensione.
Vale anche la pena apprezzare che le marche temporali possono durare anche oltre i 10 anni, mentre le firme elettroniche delle persone durano meno di 3 anni. Marcare temporalmente i documenti firmati elettronicamente allunga la vita delle firme apposte ai documenti sottoposti a marcatura.
Come ultima considerazione di interesse si consiglia di non sottovalutare la parte di archiviazione e conservazione di documenti di rilevanza penale, per il datore di lavoro, i delegati e i nominati. Il risultato della marcatura temporale sarà anche configurata in maniera da poter essere archiviata comodamente e conterrà tutto il necessario per provare la sua efficacia probatoria, dai file originali, alle marcature temporali e relative firme dei certificatori europei, i comodi PDF da stampare e archiviare come copie di cortesia, sia di fronte a ispezioni durante il cantiere o anche di fronte alla giustizia, magari dopo vari anni se necessario.
Conclusione
In conclusione, possiamo avvalerci de Certifydoc per dare data certa a Deleghe, Nomine e DVR:
- In maniera facile, senza imparare a usare nessun programma specifica
- In tempo reale, se si desidera anche da uno smartphone
- Al costo di una colazione
- Senza abbonamenti e pagando per uso e solo quando serve
- Senza dover manipolare i files originali
- Accorpando i file, di qualsiasi tipo e qualsiasi dimensione in unita logiche utili alla archiviazione
Ricevendo pacchetti di certificazione completi di tutto, degli originali, delle marche temporali, di pdf stampabili, facili da archiviare e conservare secondo il senso comune o i protocolli aziendali.
Mario Scalabrino
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